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Digital Workplace: ¿qué es y qué beneficios puede aportar a la empresa?

Para que una empresa sea eficiente y competitiva en el cambiante mercado de hoy en día, es imprescindible la implementación de un digital workplace en el negocio. Se trata de un concepto del que se está hablando mucho últimamente y que resulta relativamente fácil de incorporar a una empresa, pues es una experiencia totalmente personalizable que debe adaptarse a las necesidades de cada compañía. ¿Pero qué es y qué beneficios conlleva? ¡Te lo contamos todo!

¿Qué es el digital workplace?

Aunque el término en inglés está muy extendido en España, lo cierto es que digital workplace puede traducirse al español como espacio de trabajo digital. Este concepto quizá te ayude a entender mejor la idea que se esconde detrás de un digital workplace, pues hace referencia a un entorno de trabajo que hace uso de las tecnologías digitales para agilizar, centralizar y hacer más accesibles sus procesos operativos.

Gracias a la implementación del digital workplace en un negocio, el empresario brinda a sus trabajadores las herramientas necesarias para trabajar en equipo sin necesidad de estar todos en una misma sala, mantener una comunicación constante, acceder a la información desde cualquier lugar, trabajar en varios proyectos a la vez con facilidad, compartir información en la nube (documentos, calendarios, citas, etc.) y mucho más.

Beneficios del digital workplace

Entre los beneficios de crear un espacio de trabajo digital destaca sin duda el aumento de la productividad, pues al dotar a los trabajadores del software y los equipos que necesitan, estos aumentan su capacidad de trabajo. Además, existen otras ventajas que se deben tener en cuenta:

  • Permite el acceso universal a la documentación, lo que facilita trabajar desde cualquier lugar, posibilitando el teletrabajo. De este modo, los trabajadores podrán acceder a los documentos y archivos de la empresa desde cualquier lugar donde tengan Internet. Esto permite, por ejemplo, que introduzcan datos de nuevos clientes al instante cuando hacen visitas a domicilio, que consulten o emitan facturas en cualquier parte, que puedan trabajar durante los viajes de negocios, etc.
  • Flexibiliza la cooperación entre los trabajadores, pues muchas herramientas digitales permiten que dos o más personas trabajen a la vez sobre un mismo documento. Además, se permite un mejor traspaso de información entre un empleado y otro, e incluso entre una aplicación y otra, pudiendo compartir datos relevantes entre distintas herramientas.
  • Las empresas con un espacio de trabajo digital se adaptan mejor a los cambios, incorporando nuevas tecnologías a sus servicios para mantenerse siempre actualizadas y desempeñar mejor su trabajo.

La importancia del digital workplace para el teletrabajo

Con la llegada del coronavirus a principios de 2020 se hizo evidente la importancia del teletrabajo y todos los beneficios que puede aportar a una empresa. Los negocios que ya habían trabajado la creación de un espacio de trabajo digital pudieron seguir trabajando desde casa durante el confinamiento, reduciendo así notablemente el impacto de la pandemia.

Y es que, para poder implementar el teletrabajo, es imprescindible que la empresa cuente con un digital workplace. De este modo, los trabajadores pueden acceder de forma remota al correo, visualizar, compartir y editar documentos de la empresa, realizar reuniones telemáticas, sincronizar agendas y acceder a programas exclusivos de la empresa, etc.

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