El proceso de onboarding (o inducción de personal) se ha convertido en una de las prioridades más importantes para los profesionales de recursos humanos. Las empresas se han dado cuenta de que no se puede dejar a los nuevos empleados a su suerte y de que es necesario preparar su llegada para que comprendan el funcionamiento de la compañía, conozcan a sus compañeros y se familiaricen con su lugar de trabajo. El objetivo es claro: que los recién llegados se sientan cómodos en sus primeros días, puedan comenzar a ser productivos cuanto antes y decidan quedarse en la empresa.
¿Qué es el Onboarding?
El onboarding es el mecanismo mediante el cual los nuevos empleados adquieren los conocimientos, las habilidades y los comportamientos necesarios para convertirse en miembros efectivos de la empresa. Mediante este proceso, el nuevo funcionario logra conocer más detalles sobre la organización familiarizándose así, con los valores, cultura y ritmo de trabajo corporativo.
¿Cómo puedes aplicar procesos de Onboarding exitosos?
Para poder realizar un Onboarding exitoso, es importante que se sigan estas cinco fases, para que el recién llegado sepa qué esperar en cada momento.
1. Construir un plan de acción
Como en toda estrategia debe haber un plan detallado de las fases y pasos del proceso. Este plan debe ser ideado y desarrollado por el departamento de Recursos Humanos, sin embargo, será principalmente implementado por el director de área o gerente y miembros del equipo de trabajo del cual formará parte la persona recién incorporada.
Algunos consejos para construir el plan:
- Enviar el contrato con antelación al candidato, para que lo lea tranquilamente y anote sus dudas
- Dosificar la información durante los primeros días para evitar una saturación. La información debe darse de forma paulatina y en el momento oportuno.
- Rondas de presentación para que conozca a todo el equipo.
- Pautas para que el mánager pueda ir dándole trabajo hasta conseguir desarrollar sus competencias
- Habilitar un espacio para que haga preguntas relacionadas con el contrato, las vacaciones, los beneficios, etc.
- Necesidad de hacer seguimiento de todo el proceso.
2. El primer día: supervisar la bienvenida
Lo primero es comunicar al equipo va a incorporar una persona nueva. En ese primer día, se puede plantear una reunión entre la persona, el equipo de Recursos Humanos y el mánager del equipo del cuál formará parte.
En esta reunión se promoverá la explicación de funciones y áreas, de forma amable y cordial, donde al nuevo elemento le resulte sencillo preguntar todo lo que necesite sobre la empresa, sus beneficios y el modo de funcionamiento. Así como si no ha entendido algo del contrato o necesita alguna aclaración.
Una vez concluida la formalidad burocrática, es el momento de presentarle al equipo. Habrá ciertos documentos que se deberán leer para empaparse un poco de la empresa y su modo de trabajar.
3. Crear sentimiento de pertenencia
Cada persona descubre la empresa por sí misma, a su ritmo. Lo que pueden hacer los gestores de talento es facilitarles la integración y crear sentido de pertenencia.
Hay varias estrategias que se implementan en estos casos:
- Kit de bienvenida: camiseta, taza, boli y lápiz. Tener algo de la empresa hace que te sientas parte del equipo, solo por compartir algo con el resto. De este modo, la persona, solo al entrar, ya forma parte de un equipo que le ayudará a integrarse y hacer aliados para conseguir un objetivo común.
- Programa de apadrinados: Cuando entra al equipo un recién llegado, se le asigna un padrino que le ayudará a entender la empresa, le podrá preguntar lo que quiera y le enseñará la zona de descanso, le presentará personas a la hora del café, etc.
- Crear encuentros para presentar a la gente e interactuar: Otra forma de que el “nuevo” conozca a otras personas de la empresa es propiciar encuentros para que puedan hablar y entablar relaciones. Un buen ambiente laboral permite que la gente sea mucho más productiva.
- Invitarlo a reuniones laborales: Seguramente aún no podrá participar activamente en los temas tratados, pero asistir a las reuniones es una forma inclusiva de mostrarle cómo se trabaja en equipo y que todas las personas cuentan.
4. Promover la misión de la empresa
Este tema se ha tratado en las fases anteriores, es decir, durante el proceso de reclutamiento. Conocer la historia de la empresa puede ayudarle a entender el porqué del crecimiento, de la cultura organizacional y de la forma de trabajar.
Los humanos están hechos para entender narrativas que cautiven, así que contarle la historia del por qué es una buena forma de que se integre y que comulgue con los mismos ideales de la organización. En este paso de la estrategia el objetivo es generar sentido de la pertenencia, es decir, creer en lo que hace la empresa, compartirlo y trabajar para conseguir extender esa misión.
5. Análisis
Se debe cuidar la parte del seguimiento. En este caso se llevará a cabo tanto por el reclutador, como por el mánager. Hacer una reunión al cabo de unos días, para ver cómo se integra y otra antes de finalizar el período de prueba, puede ser una buena manera de tomarle el pulso a ese talento y evitar su fuga.
Una buena pregunta en esas reuniones es si el trabajo está cumpliendo con sus expectativas y si era lo que esperaba cuando aplicó a la oferta. La respuesta puede ayudar a los reclutadores a ajustar las futuras candidaturas y hacerlas atractivas y efectivas.
Finalmente, los datos serán los que indicarán si el proceso de Onboarding ha sido exitoso o debe ser modificado.
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