La ofimática y el proceso de la información se relacionan con el uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para optimizar, mejorar y automatizar las tareas y procedimientos que se realizan en una empresa u oficina diariamente. Son competencias profesionales que se requieren en muchos ámbitos laborales, especialmente en los relacionados con la administración y la gestión.
La ofimática incluye herramientas como procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones, bases de datos, correo electrónico, etc.
El proceso de la información se refiere a las operaciones que se realizan sobre los datos para obtener información útil y relevante, como clasificar, filtrar, ordenar, analizar, etc.
Software de ofimática esencial para profesionales
Los softwares de ofimática esenciales para profesionales y más utilizados son:
- Microsoft Office 365: es la suite de programas ofimáticos de Microsoft, que incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, etc. Cuenta con una interfaz de usuario sencilla y muchas funciones avanzadas, además, se puede utilizar en diferentes sistemas operativos y dispositivos, y tiene una versión web. Sin embargo, requiere el pago de suscripción o licencia.
- Google Workspace: es la suite de aplicaciones de productividad de Google, basada en la nube. Ofrece herramientas como: Docs, Sheets, Slides, Gmail, Meet, etc. Cuenta con la ventaja de poder acceder a ella desde cualquier navegador y dispositivo, así como posibilidad de trabajar de forma colaborativa y en tiempo real con otras personas. No obstante, requiere de una conexión constante a internet y brinda menos funciones que las suites de escritorio.
- LibreOffice: es una suite ofimática de software libre y de código abierto, que brinda herramientas parecidas a las de Microsoft Office, como: Writer, Calc, Impress, Base, etc. Es una solución gratuita y tiene una gran compatibilidad con distintos formatos de archivo. Sin embargo, tiene algunas limitaciones en cuanto a rendimiento, estabilidad e integración con otros servicios.
Automatización de procesos administrativos
La automatización de procesos administrativos consiste en el uso de software y tecnologías para ejecutar tareas y procedimientos de oficina de forma rápida, precisa y eficiente.
Para su implementación se deben seguir algunos pasos:
- Identificar y examinar los procesos que requieren ser automatizados, evaluando su complejidad, frecuencia, volumen y valor añadido.
- Seleccionar el software adecuado para la automatización, de acuerdo a sus características, funcionalidades, costes y compatibilidad.
- Diseñar y configurar el proceso automatizado, precisando las entradas, salidas, reglas, roles y acciones que se ejecutarán.
- Probar y validar el proceso automatizado, verificando su funcionamiento, rendimiento y resultados esperados.
- Monitorear y mejorar el proceso automatizado, revisando su eficacia, eficiencia y satisfacción de los usuarios.
Seguridad de la información y protección de datos
La seguridad de la información y la protección de datos son temas de gran relevancia en la actualidad, debido al aumento de los ciberataques, filtraciones de datos, regulaciones de privacidad y perspectivas de los usuarios.
Las organizaciones que manejan información digital deben aplicar medidas adecuadas de seguridad de la información y protección de datos, tanto para cumplir con la ley como para proteger su reputación, competitividad y confianza de los clientes. Algunas de las estrategias que se pueden aplicar son:
- Ejecutar un análisis de riesgos y una evaluación de impacto sobre la seguridad y la privacidad de los datos.
- Implantar políticas y procedimientos claros y actualizados sobre la seguridad y la protección de los datos.
- Usar herramientas y tecnologías que brinden soluciones de cifrado, enmascaramiento, redacción, copia de seguridad y recuperación de los datos.
- Capacitar y concienciar al personal sobre las buenas prácticas de seguridad y protección de los datos.
- Monitorear y auditar el cumplimiento de las medidas de seguridad y protección de los datos.
- Informar y solicitar el consentimiento de los usuarios sobre el uso, el tratamiento y la transferencia de sus datos personales.
- Respetar y garantizar los derechos de los usuarios sobre sus datos personales, como el acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Tendencias tecnológicas en la gestión de la información
Las tendencias tecnológicas en la gestión de la información permiten mejorar la calidad, seguridad, velocidad y el valor de los datos e información. Entre las más destacadas están:
- Cloud Computing: es el uso de servicios informáticos a través de Internet. Favorece la gestión de la información al permitir almacenar, procesar y compartir datos de forma remota y eficiente.
- Big Data: permite extraer información valiosa de fuentes diversas y complejas, como redes sociales, sensores, dispositivos móviles, entre otros, para mejorar la gestión de la información y ayudar a la toma de decisiones.
- Internet de las Cosas (IoT): ayuda a mejorar la gestión de la información al permitir monitorear, controlar y automatizar sistemas y actividades.
- Inteligencia Artificial (IA): se aplica a la gestión de la información para automatizar, optimizar y personalizar procesos, servicios y productos.
- Ciberseguridad: es esencial para la gestión de la información, ya que garantiza la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos e información, así como la confianza y reputación de las organizaciones.
Optimización de la productividad con herramientas digitales
Existen muchas herramientas digitales que se pueden utilizar para optimizar la productividad en diferentes ámbitos y sectores. Algunas de las más útiles y populares son:
- Google Drive: es una herramienta de almacenamiento en la nube. Permite guardar, compartir y editar archivos de forma segura y sencilla.
- Slack: es una herramienta de comunicación interna. Permite crear canales de chat para diferentes equipos, proyectos o temas.
- Trello: es una herramienta de gestión de proyectos. Permite organizar y visualizar las tareas en tableros, listas y tarjetas.
- ClickUp: es una herramienta de productividad que permite crear, gestionar y completar todo tipo de tareas.
- Postcron: es una herramienta de marketing digital que permite crear, programar y publicar contenido en redes sociales como Facebook, Instagram, Twitter y LinkedIn.
La ofimática es una herramienta indispensable para simplificar la gestión de tareas administrativas en el entorno de una oficina o empresa, haciéndola más eficiente.
Por ello, los Especialistas en Administración y Finanzas son cada vez más demandados ¡No esperes más y da, junto a ISED, el salto profesional que mereces!
